EXCEL

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01 - POUR OUVRIR EXCEL
02 - AFFICHER LES JOURS DE LA SEMAINE EN TOUTES LETTRES (Excel 97)
03 - AJOUTER DES IMAGES A VOS GRAPHIQUES (Excel 97)
04 - MODIFIER LA FONCTION DE CALCUL AUTOMATIQUE (Excel 97)
05 - LEGENDER UN TABLEAU COMPLEXE (Excel 97)
06 - MISE A JOUR CROISEE (Excel 97)
07 - CLASSER LES VALEURS (Excel 97)
08 - CHANGER LES BOUTONS DE LA BARRE D'OUTILS (Excel 97)
09 - AJOUTER DES IMAGES AUX GRAPHIQUES (Excel 97)
10 - AFFICHER LES JOURS DE LA SEMAINE (Excel 97)
11 - ENREGISTRER AUTOMATIQUEMENT (Excel 97)
12 - DEPLACER LE CURSEUR DIFFEREMMENT (Excel 7)
13 - TRIER UNE LISTE DE VALEURS (Excel 97)
14 - RETROUVER LE NOM DES CHAMPS (Excel 97)
15 - COMMENT AJOUTER UNE MAJUSCULE ? (Excel 97)
16 - INTERDIRE LA MODIFICATION D'UN DOCUMENT (Excel 7 et 97)
17 - PROTEGER LES FORMULES (Excel 97)
18 - LES ARGUMENTS D'UNE FONCTION (Excel 97)
19 - UN MEME EN-TETE POUR TOUTES LES FEUILLES (Excel 97)
20 - CHERCHER UNE ERREUR PAS A PAS (Excel 7 et 97)
21 - UN TITRE DANS UNE ZONE DONNEE (Excel 97)
22 - DES ETIQUETTES EN LANGAGE NATUREL (Excel 97)
23 - AMELIORER LA PRESENTATION DES COURBES (Excel 97)
24 - ADDITIONNER AU CENTIME PRES (Excel 97)
25 - CONTROLER L'ORIENTATION DES PAGES (Excel 7.0)
26 - METTRE UNE IMAGE DANS UN EN-TETE (Excel 95)
27 - SUPPRIMER LE ETIQUETTES D'UN GRAPHIQUE (Excel 5-95)
28 - FORMAT DE DATE TROP LONG (Excel 97)
29 - COMPTER DES CELLULES (Excel 97)
30 - COMPTER LES FEUILLES DE CALCUL (Excel 7-97)
Retour 01 - Sans ouvrir de classeur vide : excel.exe /e
En ouvrant le document %1 : excel «%1»

Retour 02 - Si vous utilisez des tableaux contenant de nombreuses dates, il peut être utile de savoir à quels jours de la semaine ils correspondent. Pour afficher le jour en toutes lettres, sélectionnez les cellules choisies puis cliquez sur la sélection avec le bouton droit de la souris. Choisissez la commande Format de cellule dans le menu contextuel. Sous l'onglet Nombre, à la rubrique Catégorie, sélectionnez l'option Personnalisé puis, dans la zone de saisie Type, saisissez la séquence «jjjj» pour obtenir des jours en toutre lettres ou «jjj» pour qu'Excel affiche les jours en abrégé. Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue.

Retour 03 - Il est possible d'illustrer des graphiques Excel pour les rendre plus agréables. Vous pouvez appliquer des motifs graphiques au fond du graphique, ainsi que sur les secteurs des histogrammes.
Pour appliquer une image, sélectionnez la partie de votre graphique concernée par la modification. Cliquez dessus avec le bouton droit de la souris et choisissez la commande de mise en forme correspondante à partir du menu contextuel.
(Format de la zone de traçage, Format de la zone de graphique ou Format de la série de données). Cliquez ensuite sur l'onglet Motif de la boîte de dialogue, puis sur le bouton Motifs et textures. Activez l'onglet Image, cliquez sur le bouton Image..., naviguez jusqu'au dossier qui contient vos images. Cliquez sur l'image devant être plaquée sur le graphique, puis sur les boutons OK successifs.

Retour 04 - Par défaut, si la fonction Calcul Automatique est activée, c'est la somme des cellules sélectionnées qui s'affiche dans la barre d'état d'Excel 95. Si vous le souhaitez, vous pouvez y faire apparaître d'autres éléments, comme la moyenne, les valeurs minimales, ou maximales ou le nombre de valeurs. Pour cela, il suffit d'opérer un clic droit à l'aide de la souris sur la zone d'affichage de la barre d'état et de sélectionner la fonction désirée dans la liste qui s'affiche.

Retour 05 - Excel 97 vous permet de séparer une cellule par une barre oblique, fonction utile pour légender les tableaux à double entrée. Une même cellule peut ainsi servir pour la saisie du titre des lignes et la légende des colonnes d'un tableau. Saisissez la légende des colonnes dans la cellule choisie. Validez votre saisie en appuyant deux fois sur les touchess Alt et Entrée et tapez le titre de vos lignes. Validez avec la touche Entrée. Faites ensuite apparaître le menu contextuel de la cellule par un clic droit de la souris. Choisissez l'option Format de cellule. Sous l'onglet Bordure de la boîte de dialogue, sélectionnez le bouton de bordure inclinée situé en bas, à droite de l'aperçu. Assurez vous que, sous l'onglet Alignement, la fonction Renvoi à la ligne automatique est bien activée et cliquez sur OK. Ajoutez des espaces devant la première étiquette pour éviter qu'elle n'empiète sur la diagonale.

Retour 06 - Pour insérer des éléments d'une feuille de calcul dans une autre, de façon que les modifications apportées à la première soient automatiquement appliquées à la seconde, ouvrez la feuille source. Sélectionnez puis copiez les différents éléments que vous souhaitez exporter vers la feuille liée. Ouvrez ensuite le classeur de destination et choisissez l'option Collage spécial du menu Edition. Cliquez enfin sur Coller avec liaison.

Retour 07 - Vous souhaitez repérer les plus grands ou les plus petits éléments d'une colonne de valeurs numériques. Pour cela, il suffit d'utiliser simplement la fonction Filtre automatique. Sélectionnez une cellule de votre colonne de chiffres et cochez la ligne Filtre automatique dans l'option Filtre du menu Données. Dans la grille de données, cliquez sur la flèche qui vient d'apparaître au sommet de celle-ci afin de dérouler une liste de choix. Validez l'option 10 premiers. Reste à choisir le critère de tri : Haut pour obtenir les valeurs maximales, Bas pour les valeurs minimales. Vous pouvez également indiquer le nombre d'éléments à afficher (de 1 à 500)

Retour 08 - Vous êtes lassé des icônes qui identifient les différents boutons de la barre d'outils d'Excel 97 ? Dans ce cas, changez-les. Ouvrez le menu Affichage, puis choisissez les options Barres d'outils et Personnaliser...Cliquez sur l'onglet Commandes de la boîte de dialogue puis, à partir de barre d'outils, sur le bouton que vous souhaitez modifier. Activez le bouton Modifier la sélection de la fenêtre Personnaliser/Commandes. Un menu s'affiche : sélectionnez la commande Modifier l'image du bouton pour choisir une nouvelle image. Pour finir cliquez sur le bouton Fermer.

Retour 09 - Pour que la consultation des graphiques soit plus agréable, Excel 97 vous permet de les illustrer. Vous pouvez appliquer des motifs graphiques au fond du graphique, ainsi que sur les secteurs des histogrammes. Pour appliquer une image, sélectionnez la partie de votre graphique concernée par les modifications. Cliquez dessus avec le bouton droit de la souris et choisissez la commande de mise en forme correspondante à partir du menu contextuel (Format de la zone de traçage, Format de la zone de graphique ou Format de la série de données). Cliquez ensuite sur l'onglet Motifs de la boîte de dialogue, puis sur le bouton Motifs et textures. Activez l'onglet Image, cliquez sur le bouton Image..., naviguez jusqu'au dossier qui contient vos photos numériques ou votre bibliothèque de cliparts. Cliquez sur l'image devant être plaquée sur le graphique, puis sur les différents boutons OK successifs.

Retour 10 - Si vous utilisez des tableaux contenant de nombreuses dates, il peut être utile de savoir à quels jours de la semaine ils correspondent. Pour ce faire, il faut changer le format des cellules afin qu'elles affichent le jour en toutes lettres. Sélectionnez la ou les cellules dont vous souhaitez modifier le format, puis cliquez avec le bouton droit de la souris sur cette sélection. Choisissez la commande Format de cellule dans le menu contextuel. Sous l'onglet Nombre, à la rubrique Catégorie, sélectionnez l'option Personnalisé puis, dans la zone de saisie Type, saisissez la séquence «jjjj» pour obtenir le nom des jours entiers ou la séquence «jjj» pour obtenir le nom des jours en abrégé. Cliquez sur le bouton OK pour fermer la boîte de dialogue. Les cellules sélectionnées affichent désormais les jours de la semaine.

Retour 11 - La fonction d'enregistrement automatique d'Excel peut vous eviter la perte de données. Cette option n'est pas installée par défaut. Pour l'ajouter, ouvrez le menu Outils et choisissez la commande Macros complémentaires... Dans la boîte de dialogue qui s'affiche alors, cliquez dans la case Enregistrement automatique..., puis sur le bouton OK. La macro est chargée et la commande Enregistrement automatique... vient enrichir le menu Outils d'Excel 97. La fonction est d'ores et déjà active. Pour en modifier les paramètres, cliquez sur le menu Outils puis Enregistrement automatique... Vous pouvez alors régler le délai entre chaque enregistrement. Cliquez sur le bouton OK pour confirmer la nouvelle valeur. Si vous souhaitez désactiver la commande, appelez la fenêtre des macros complémentaires et enlevez la coche située en face de l'intitulé Enregistrement automatique...

Retour 12 - Par défaut, lorsque vous appuyez sur la touche [Entrée] du clavier, le curseur passe à la cellule située immédiatement en dessous de la cellule active. De la même façon, si vous activez les touches [Maj]+[Entrée], le curseur remonte d'une cellule. Vous pouvez modifier ce comportement. Ouvrez le menu Outils et choisissez la commande Options. Dans le boîte de dialogue, cliquez sur l'onglet Modification puis, dans la rubrique Paramètres, repérez l'option Deplacer la sélection après validation et déroulez la liste Direction. Choisissez la valeur qui vous convient (Haut, Gauche ou Droite). Pour que le curseur reste en place après que vous avez pressé la touche [Entrée], retirez la coche placée en face de l'option Déplacer la sélection après validation. Cliquez sur le bouton OK pour enregistrer vos réglages.

Retour 13 - Vous pouvez utiliser la fonction Filtre automatique dont dispose Excel 97 pour n'afficher que les données qui correspondent à des critères bien précis. Vous trouverez cette commande dans le menu Données. Cliquez sur la commande Filtre, puis sur Filtre automatique. Toute donnée ne correspondant pas à vos critères de sélection sera masquée. Une fois les cellules pertinentes sélectionnées et affichées, vous pouvez procéder au calcul de la somme de valeurs. Pour cela, utilisez la fonction SOUS.TOTAL qui, contrairement à la fonction SOMME, ne prendra en compte que les valeurs demeurées visibles. Tapez la fonction dans le cellule sous la forme : =SOUS.TOTAL(9;A1:A5). Le paramètre 9 indique que vous souhaitez faire la somme des valeurs de la plage de cellules indiquées (ici, les cinq première cellules de la colonne A). Utilisez la valeur 1 pour faire une moyenne, 4 pour découvrir la valeur maximale et 6 pour multiplier les valeurs entre elles.

Retour 14 - Le fait de nommer certains champs peut rendre vos formules plus compréhensibles (Chiffres de vente 1998 au lieu de $D$7:$E$14, par exemple). Cela pose toutefois un problème : comment se rappeler ces intitulés au moment d'y faire référence dans une formule de calcul ? Il suffit de presser la touche [F3] pour obtenir la liste des noms de champs. Repérez celui qui vous intéresse, puis cliquez sur le bouton OK.

Retour 15 - Si vous venez d'importer une liste de noms depuis une base de données, et vous vous apercevez que les noms de famille sont écrits en minuscules. Plutôt que de placer vous-même une majuscule au début de chaque nom, laissez faire Excel. Utilisez la commande Nompropre(). Tous les mots de la cellule citée en référence de la commande seront considérés comme des noms propres et donc affublés d'une majuscule initiale.

Retour 16 - Si vous voulez protéger votre travail, attribuez un mot de passe à votre feuille de calcul. Déroulez le menu Fichier et choisissez la commande Enregistrer sous... Nommez votre fichier, puis cliquez sur le bouton Options... Dans la boîte de dialogue Options d'enregistrement, sous l'intitulé « Mot de passe permettant l'accès en écriture », entrez le mot de passe de votre choix. Cliquez sur le bouton OK. Excel vous demande alors confirmation. Saisissez de nouveau le mot de passe, puis cliquez sur les boutons OK et Enregistrer. Le document peut être consulté mais ne peut être modifié que si l'on saisit le bon mot de passe.

Retour 17 - Lorsque vous protégez une feuille de calcul, aucun élément ne peut être modifié ou supprimé. Excel 97 permet de ne protéger que les formules, vous laissant ainsi la possibilité d'entrer de nouvelles données dans le tableau. Pressez les touches [Ctrl] + [A] du clavier pour sélectionner toutes les cellules de la feuille de calcul. Cliquez avec le bouton droit de la souris et choisissez la commande Format de cellule dans le menu contextuel. Cliquez sur l'onglet Protection et retirez la coche située face à l'option Verouillée. Activez le bouton OK. Déroulez maintenant le menu Edition et choisissez la commande Atteindre... Activez le bouton Cellules..., sélectionnez l'option Formules et assurez vous que les quatre cases suivantes sont bien cochées. Pour finir, cliquez sur le bouton OK. Les cellules qui contiennent des formules sont ainsi sélectionnées. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'une d'entre elles, choisissez Format de cellule dans le menu contextuel, cochez loption Verouillée sous l'onglet Protection et cliquez sur le bouton OK. Déroulez enfin le menu Outils, choisissez Protection, puis Protéger la feuille... Cliquez sur le bouton OK et définissez un mot de passe : vos formules sont désormais protégées, le reste de votre feuille restant accessible.

Retour 18 - Si vous utilisez une fonction que vous ne maîtrisez pas encore, n'allez pas voir dans l'aide. Tapez simplement la fonction, précédée du signe =, puis appuyez simultannément sur les touches [Ctrl] + [Maj] + [A] du clavier. Les noms des arguments seront insérés à leur place, entre parenthèse, selon la syntaxe de la fonction choisie.

Retour 19 - Lorsque vous insérez un en-tête ou un pied de page avec la commande En-tête et pied de page... du menu Affichage, celui-ci ne sera ajouté qu'à la page courante. Pour le répéter sur toutes les feuilles, cliquez sur le premier onglet, puis, en maintenant la touche [Maj] enfoncée, cliquez sur le dernier onglet. Toutes les feuilles sont ainsi sélectionnées. Vous pouvez maintenant créer un en-tête ou un pied de page valable pour tout le classeur.

Retour 20 - Une longue formule peut contenir une erreur. Pour en découvrir plus rapidement la source, il faut décomposer le calcul posant problème en différentes portions. Double cliquez sur la cellule qui contient la formule erronée, puis, à l'aide de la souris, sélectionnez une partie du calcul dans la zone de formule. Appuyez alors sur la touche [F9] pour obtenir le résultat de ce calcul partiel. Si ce résultat est convenable, vous pouvez faire en sorte qu'il remplace la partie de la formule dont il est issu. Pour cela, pressez la touche [Entrée] du clavier. Si vous voulez restaurer la formule après ce calcul partiel, appuyez sur la touche [Echap]. Procédez de même pour chaque partie de la formule. Vous isolerez ainsi immanquablement le paramètre à l'origine de l'erreur de calcul.

Retour 21 - Pour ajouter rapidement de longs titres dans vos feuilles de calcul, utilisez les fonctions de fusion de cellules. Commencez par sélectionner les cellules qui vous serviront pour l'affichage du titre. Cliquez sur cette zone avec la bouton droit de la souris et choisissez la commande Format de cellule dans le menu contextuel. Activez alors l'onglet Alignement, puis cochez les deux cases situées en face des options Renvoyer à la ligne automatiquement et Fusionner les cellules. Cela fait, cliquez sur le bouton OK pour fermer la boîte de dialogue.

Retour 22 - Plutôt que de saisir une formule du style "=D4-E4", utilisez les noms que vous avez attribué aux étiquettes des colonnes et des lignes. Vous n'aurez même pas à vous compliquer la vie en essayant d'associer des noms aux cellules. Prenons l'exemple d'un tableau composé de trois colonnes nommées respectivement "Recettes", "Dépenses" et "Solde". Lors de la saisie des données, vous n'avez qu'à vous soucier des informations occupant les deux premières colonnes. Les cellules de la colonne Solde accueillent, en effet, une formule de calcul très simple (=Recettes-Dépenses). Une fois la formule saisie, appuyez sur la touche [Entrée] du clavier pour valider. Excel comprend que vous faites référence aux cellules des colonnes Recettes et Dépenses de la ligne contenant la formule.

Retour 23 - Lorsque vous sélectionnez une plage de cellules pour construire un graphique, certaines d'entre elles peuvent être vides. Or, Excel considère alors qu'elles contiennent la valeur zéro, ce qui donne une courbe en dents de scie avec des points qui se situent sur l'axe des abscisses. Cela fausse la forme générale de la courbe. Pour résoudre ce problème, il existe deux solutions. La première consiste à faire appel à une interpolation. Pour cela, choisissez le graphique, cliquez sur Outils/Options, sélectionnez l'onglet Graphique actif et, dans la section Traitement des cellules vides, cochez [interpolées]. L'autre solution est fondée sur l'utilisation d'un format personnalisé pour les cellules vides. Cliquez sur Format/Cellule, choisissez l'onglet Nombre et, dans la section Catégorie, sélectionnez Personnalisé. Dans le champ Type, saisissez 0;-0;;0.

Retour 24 - Imaginons que vous saisissiez dans les cellules A1 et A2 les valeurs = 1,23/2 et = 1,21/2. En A3, vous désirez totaliser les résultats A1 et A2, et vous entrez la formule suivante: =Somme(A1:A2). Vous choisissez de faire apparaître ces trois cellules sous le format Monétaire. A1 affiche alors 0,62F et A2 0,61F (le tableur arrondit par défaut à la valeur supérieure). Et, surprise, vous constatez que le total en A3 est égal à 1,22F, au lieu de 1,23F. Les calculs ne s'effectuent pas toujours à partir des valeurs affichées dans les cellules. Cela est dû à un problème d'arrondi. Le tableur utilise pour son calcul non pas ce qui est affiché dans la cellule, mais le résultat de l'opération A1, soit 0,615, et celui de A2, soit 0,605. Pour résoudre ce problème, utilisez la fonction Arrondi, dont la syntaxe est : =Arrondi(nombre ou référence de cellule; nombre de décimales). Pour obtenir un calcul juste, modifiez les trois cellules de notre exemple comme suit : A1=Arrondi(1,23/2 ;2), A2=Arrondi(1,21/2 ;2) et A3=Arrondi(Somme(Al :A2 ;2)). Ainsi, la cellule A3 affichera le résultat escompté: 1,23F.

Retour 25 - Bien souvent, on est obligé de procéder à de nombreux essais lorsque l'on désire imprimer un tableau sur une seule page. En particulier, il faut choisir le mode Paysage ou Portrait. Cette opération peut être évitée à l'aide d'un programme en VBA. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'onglet d'une feuille de calcul et optez pour Insérer... Double-cliquez sur l'icône Module. Dans la page du classeur qui s'affiche, saisissez le listing ci-dessous. Retournez dans la feuille qui contient vos données. Sélectionnez votre tableau. Exécutez la commande Zone d'impression du menu Fichier et choisissez Définir. Déroulez le menu Outils, choisissez Macro... et double-cliquez sur OrientationAuto pour lancer le programme.
Sub OrientationAuto()
Dim Wdth As Long
Dim PrintRange As Range
Set PrintRange = ActiveSheet.Range(Cell := "zone d'impression")
Wdth = PrintRange.Width * 72
If Wdth > 36000 Then
ActiveSheet.PageSetup.Orientation = xlLandscape
Else
ActiveSheet.PageSetup.Orientation = x1Portrait
End If
End Sub

Retour 26 - Bien souvent, on est obligé de procéder à de nombreux essais lorsque l'on désire par défaut, les zones de saisie des boites de dialogue En-tête et Pied de page ne peuvent recevoir d'illustrations, même par le biais de la fonction Copier - Coller. En revanche, il est possible d'insérer une image sur toutes les pages d'une feuille de calcul au moyen de la fonction Lignes à répéter en haut. Ainsi, on simule la présence d'un en-tête tout en gardant la possibilité d'insérer le numéro de page ou le nom du fichier dans le véritable entête. Dans une feuille de calcul, Sélectionnez Al. Cliquez sur Insertion, Image... et choisissez le fichier qui contient le logo dans l'arborescence du disque dur. Assurez-vous qu'il recouvre les deux premières lignes de la feuille en ajustant la taille ou la hauteur des cellules. Puis exécutez la commande Mise en pages du menu Fichier. Sélectionnez l'onglet Feuille. Dans Lignes à répéter en haut, saisissez $1:$2..Validez.

Retour 27 - Pour lire facilement des graphiques avec plusieurs séries de données, il faut y afficher les étiquettes des valeurs numériques. Puis, pour les supprimer, il faut sélectionner une à une les séries et appuyer sur Suppr. Ce travail fastidieux peut être automatisé à l'aide d'une macro. Pour cela, cliquez sur Insertion/Macro/Module. Dans la feuille Module 1, tapez le listing ci-dessous. (Important : l'objet Sheets fait référence à la feuille contenant les données numériques à représenter et que l'objet ChartObjects se rapporte au titre du graphique à modifier).

Dim Serie AS Object
Sub SupprEtiquettes()
	Sheets("feuil1").ChartObjects("graphique 1").Activate
	For Each Serie in ActiveChart.SeriesCollection
		If Serie.HasDtaLabels Then
		Serie.DataLabels.Delete
		End if
	Next
End Sub

Retour 28 - Lors de la saisie d'une longue date dans une cellule dont la largeur ne suffit pas, Excel agrandit la colonne ou insère une suite de #. Pour contrôler l'affichage, utilisez la fonction Texte. Sa syntaxe est =TEXTE(cellule;"JJJJ JJ MMMM AAAA HH:MM")cellule désigne la cellule à traiter. Exécutez la commande Cellule... du menu Format. Dans l'onglet Alignement, cochez Renvoyer à la ligne automatiquement afin d'écrire sur plusieurs lignes.

Retour 29 - Excel dispose d'un outil pour compter les cellules selon ce qu'elles contiennent. Cette fonction peut vous aider à vérifier un tableau. Cliquez avec le bouton droit sur la barre d'état et choisissez Compteur. Sélectionnez la colonne contenant les données et exécutez la commande Atteindre... du menu Edition. Cliquez sur Cellules... et activez l'option Constantes. Cochez le type de données à dénombrer sous l'option Formules et validez.

Retour 30 - Si vous travaillez avec de nombreuses feuilles de calcul, il est utile de créer un sommaire. Or, pour cela, il faut connaître le nombre précis de feuilles afin de ne rien oublier. La fonction Info sert habituellement à afficher des informations sur le système d'exploitation. En pratique, dans une cellule de la feuille, qui sera le sommaire, saisissez la formule =Info("Nbfich"). Cette fonction prend en compte tous les classeurs ouverts.


SOMMAIRE   GÉNÉRAL


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